Im Rahmen der Ideenwerkstatt mit der Harald Schwardt Versicherungsmakler GmbH hat das Projektteam des Mittelstand-Digital Zentrums Kaiserslautern das KMU aus Idar-Oberstein bei der Automatisierung und Optimierung des digitalen Posteingangs unterstützt. Dazu fanden drei aufeinander aufbauende Workshops statt. Im ersten Workshop wurde mittels der SMART-Kriterien das Ziel identifiziert, den Posteingang der Harald Schwardt Versicherungsmakler GmbH durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu automatisieren. Dabei wurden konkrete Anforderungen formuliert, um die Prozesse effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden zu entlasten. So konnte der konkrete Bedarf zur Optimierung des Posteingangsmanagements identifiziert werden. Im Fokus steht der Einsatz von KI, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Durchlaufzeit um 50 % zu senken und 70 % der Post automatisch korrekt zu clustern. Eine intuitive Benutzeroberfläche, geringe Interaktion der Mitarbeitenden und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bilden zentrale Anforderungen an die geplante Lösung. Der zweite Workshop diente der Erstellung eines Lastenheft-Entwurfs und der Vorstellung erster Softwareanbieter. Im dritten Workshop wurde dieser Entwurf finalisiert und eine erweiterte Anbieterrecherche vorgenommen. Die Ideenwerkstatt schuf damit die Basis für eine fundierte Entscheidung zur künftigen Digitalisierung zentraler Arbeitsprozesse.