Ein kleines Unternehmen aus Neuwied digitalisiert jährlich unzählige Akten – zur besseren Durchsuchbarkeit nutzt das Neuwieder Unternehmen Künstliche Intelligenz. Unterstützt wurde es bei der Einführung von unserem Zentrum. Wir haben Gründer Christian zur Hausen getroffen.
Seit 2017 ist das Unternehmen am Start, mit Großscannern werden Akten aus ganz unterschiedlichen Branchen digitalisiert. Die Scandienstleistung ist auch im Jahr 2024 noch dringend notwendig, denn viele Unternehmen, Organisationen und Behörden haben sehr umfassende Altarchive, die sie in Zeiten eines papierlosen Büros eigentlich nicht vor Ort lagern möchten. Denn Akten sind nicht nur umständlich, sondern auch gefährdet: Christian zur Hausen denkt an Hochwasser, Feuer oder Diebstahl. Hinzu kommt die intelligente Rechteverwaltung. „Durch die Digitalisierung sparen die Unternehmen viel Platz und außerdem stehen die Daten stets allen Berechtigten zur Verfügung“, so der Gründer.
DS-Digitize-Solution aus Neuwied digitalisiert Akten mithilfe von Großscannern. Fotos: Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern / A. Sell
Christian zur Hausen hat das Unternehmen gegründet
Aktendigitalisierung im Handumdrehen
Christian zur Hausen demonstriert gerne, wie der Digitalisierungsprozess aussieht. Er nimmt einen beliebigen der vielen Ordner aus dem Schrank. Die einzelnen Seiten legt er in den Scanner, der sich in atemberaubender Geschwindigkeit an die Arbeit macht. „Einen Ordner zu digitalisieren, dauert aktuell etwa eine bis eineinhalb Stunden“, erklärt zur Hausen. Mithilfe einer speziellen Software überprüft er anschließend die Scans – dabei ist die Qualität bereits sehr hoch. Dennoch hatten zur Hausen und sein Team in der Vergangenheit eine große Herausforderung zu bewältigen: Die Indexierung der Dokumente. Die Kunden möchten schließlich wissen, was in den Dokumenten zu lesen steht und dementsprechend in der Datei auch danach suchen können. „Die Indexierung ist ein extrem hoher manueller Aufwand und wir wollten das strukturiert haben“, meint der Unternehmer. Wie vielen anderen Menschen in den letzten Jahren ist zur Hausen dann eine bestimmte Technologie in den Kopf gekommen: Künstliche Intelligenz.
Über eine Veranstaltung bei der Industrie- und Handwerkskammer kam Christian zur Hausen zum Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern. Nach dem Erstkontakt entwickelte sich schnell eine Projektbegleitung zwischen dem Unternehmen und dem Zentrum. Das Ziel war die Entwicklung eines auf der Programmiersprache Python basierten und KI-unterstützten Systems zur Indexierung von Dokumenten und der Extraktion von Schlüsselwörtern aus den eingescannten PDF-Dokumenten. Dazu hat das Projektteam zuerst die grundlegenden Anforderungen und technischen Spezifikationen besprochen, anschließend wurde ein erster Prototyp entwickelt. Herausforderungen waren vor allem die Optimierung der Genauigkeit und die Effizienz der Schlüsselwort-Extraktion. Mittlerweile läuft die Software sehr zuverlässig und Christian zur Hausen macht immer neue Erfahrungen mit dem Werkzeug. „Ich kann nur ein riesiges Lob an das Team vom Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern aussprechen“, meint der Geschäftsführer. Besonders gut gefallen haben ihm die Geschwindigkeit in der Umsetzung und der Austausch auf Augenhöhe. Christian zur Hausen ist sich sicher, dass er mit der Lösung die richtige Entscheidung getroffen hat. „Python ist sehr viel schneller als ChatGPT“, sagt er. In der täglichen Arbeit hat das klare Effizienzvorteile. Hinzu kommt die große Trefferwahrscheinlichkeit der OCR von 97 Prozent.
Bei der Lösung handelt es sich um ein Skript in der Programmiersprache Python.
Auch eine Suche nach Schlagworten ist möglich.
3000 Ordner pro Jahr
Mit der Python-Lösung hebt Christian zur Hausen DS-Digitize-Solution auf die nächste Stufe. Pro Jahr digitalisieren der Geschäftsführer und sein vierköpfiges Team in der Halle in Neuwied bis zu 3000 Ordner. Dass er bei den eingesetzten Technologien immer auf dem neuesten Stand der Technik bleibt, ist für den langjährigen Geschäftsmann selbstverständlich. „Die Nachfrage nach unserer Lösung ist hoch“, erklärt er.
Insbesondere ältere Unternehmen, bei denen bisher nach wie vor vieles analog abläuft, sehen immer mehr die Vorzüge der Digitalisierung. Nach dem Einscannen können sie die Dokumente in der Cloud abrufen, mit der Indexierung nun auch genau die gewünschten Informationen sehr schnell erhalten. Ordner braucht es für die meisten Auftraggeber dann nicht mehr: Christian zur Hausen bietet zwar eine Lagerung der Ordner an, bis die Scans abgenommen sind – meist folgt dann aber der Auftrag zur anschließenden Aktenvernichtung.
Von der Anwendung von Künstlicher Intelligenz ist zur Hausen vollends überzeugt. „Ich bin mir sicher, dass in der Wirtschaft ein großes Potenzial in Künstlicher Intelligenz schlummert“, meint er. Die Zusammenarbeit zwischen DS-Digitize-Solution und dem Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern hat schon einmal aufgezeigt, in welche Richtung die Reise gehen kann.
Für die Jahre 2024 bis 2025 ist eine Weiterentwicklung der Software geplant, welche durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz unter Mitwirkung eines externen KI-Dienstleisters umgesetzt wird. Dabei wird das System in der Lage sein, Dokumente dynamisch auszuwerten und diese intelligent zu klassifizieren. Dieser Prozess ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Verarbeitung, was den Kunden eine schnellere und genauere Indexierung der Daten bietet. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird die Leistungsfähigkeit der Software erheblich steigern.
Autor: Julian Hörndlein
So sehen die Scanner von DS-Digitize-Solution aus.
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Das Mittelstand-Digital Netzwerk bietet mit den Mittelstand-Digital Zentren und der Initiative IT-Sicherheit in der Wirtschaft umfassende Unterstützung bei der Digitalisierung. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren von konkreten Praxisbeispielen und passgenauen, anbieterneutralen Angeboten zur Qualifikation und IT-Sicherheit. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz ermöglicht die kostenfreie Nutzung. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.
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